Rozsah případů. Pořadí tvorby

Všechny dokumenty po jejich provedení musí být seskupeny v dané věci. Pod pojmem „business“ v souladu s GOST 51141-98 je třeba chápat jeden dokument nebo soubor dokumentů, které se vztahují k určitému směru organizace a umístěny ve složce v samostatné obálce. Pro správnou tvorbu, ukládání a zaznamenávání případů v každé organizaci musí každý rok (s přihlédnutím ke změnám ve vnějším i vnitřním prostředí) komponent nomenklatury věcí, což je nezbytné pro rychlé vyhledávání dokumentů.

Při formování záležitosti jakýchkoliv jednotek by se měly řídit požadavky jednotného státního systému evidence. Hlavní ustanovení jsou stanoveny v GOST 51141-98, hlavní dokumenty odboru archivu ruské vlády, pokyny archivovat těla, seznamy dokumentárních materiálů. Je nezbytně nutné, aby v souladu s podmínkami ukládání dokumentů a souborů. Pokud organizace se složitou strukturou a mnoho funkcí v každém oddělení a celé organizace uplatňovat jednotná a principy organizování dokumentů, tvorba a případy indexování. Proto pracovníci Oddělení Nomenklatura věcí, kvalita služeb, jakákoli jiná organizační složka by měla být vytvořena nebo organizace s přihlédnutím k požadavkům normativních dokumentů.

V prvním kroku je identifikovat problémy a kategorie dokumentů, které musí obsahovat nomenklatura jednotky nebo organizace případy. Měli bychom vycházet z nutnosti pokrýt celou částku dokumentace, jak vytvářet a přijímat. Když vidíte nové otázky, na které se nevztahuje nomenklatury, je nezbytné, aby dodatky. Forma záležitosti nomenklatura by měla umožnit včasnou aktualizaci jej. Proto při indexování záležitosti by měly poskytovat možnost nových indexů a nezahrnují nahradit dříve přiřazeny indexy již vytvořené případy. Předávání nevyřízené záležitosti přenesené do příštího roku rozmezí od zachování původního počtu.

Název každém případě musí být jasné a plně zveřejněny složení případu a obsah dokumentů, které jsou umístěny v této složce. Na složky musí být zadán index a trvanlivost pouzdra. Konsolidace případech se provádí na základě nominální například objednávky, protokoly, instrukce a tak dále. Pouzdra mohou být konfigurovány v detailu, například korespondence s určitým reportérem, korespondence na dodávku surovin, korespondenci s reportéry, v kombinaci na územní bázi, a tak dále.

Když seskupení dokumenty by měly věnovat pozornost, pokud jde o jejich skladování. Nelze kombinovat do jednoho případu dokumentů dočasné a trvalé uskladnění nebo různých dobách skladování. To není povoleno zahrnout do návrhu dohody, irelevantní dokumenty nebo možnosti kopie násobí. Při tvorbě záležitosti by měly být kontrolovány za přítomnosti všech podpisů dokumentů a správné vůle.

Indexování věci a pořadí priorit by mělo probíhat v pořadí podle důležitosti. První nastiňuje nejdůležitější dokumenty (objednávky, nařízení nebo jiné správní doklady). Nomenklatura věcí by měl obsahovat indexy a okruhy věcí, podmínky skladování, objednat evakuační. Rozsah případů schválených zavedeného pořádku v organizaci a dohodnutých s úředníkem státního archivu v regionu. Na konci roku v klasifikaci vydal finální záznam ukazuje počet případů, které byly otevřeny v průběhu roku v každé kategorii. Podání případy trvalé archivaci nebo odstranění dočasných případů skladování (při splatnosti) se provádí podle stanoveného podle pokynu na funkcionáře práci organizačního práva.