Obchodní proces - Co je to? Design, simulace, optimalizace podnikových procesů

Moderní metody řízení firmy stále více půjčovat cizí techniky a technologie. A ne proto, že je to v módě, ale protože je to pohodlné a efektivní. Jedna z těchto metod rozbije všechny rutinní práce na základních komponent a popisuje podrobně každý přijatý obchodní proces. To vyžaduje spoustu času, ale odvozená schéma umožňuje najít a slabé stránky a příliš nafouklé povinnosti a úkoly jasně. Poté, co strávil hospodaření s časem může delegovat některé ze svých povinností po žebříku, uvolní si čas pro strategické plánování.

Život podle plánu

Další věc je, že zaměstnanci firmy často nemají pochopení významu tohoto postupu a vítá ochotu managementu k identifikaci klíčových obchodních procesů. Nicméně, stále musíme porozumět modelování a popis základních operací každé jednotky, a dokonce i zaměstnance. Ještě horší je, v případě, že stav společnosti existují zaměstnanci, kteří studují obchodních procesů společnosti. Jsou neustále na něco ptají, roztržitý a jinak v rozporu s realizací přímých funkčních odpovědností všech zaměstnanců. Co dělat?

Začněme z dálky. Každé ráno, než většina z nás úkol - aby se do práce. Pro jeho úspěšné řešení potřebují čas se probudit, dát dohromady a probíhají v některých dopravě (ať už se jedná o osobní automobil, nebo jako je metro). Dále, každá komponenta může být rozděleny do menších procedur: aby se probudit včas, můžete si nastavit budík, a vy můžete požádat někoho, aby vás probudil, atd. Bez ohledu na rozhodnutí metoda výsledek (včasné probuzení) je dosaženo ... Ale vzestup, poplatky a způsob práce různých metodik řešení a konečný výsledek. Ve skutečnosti jsme dospěli k první definice.

Za to, co to je vše, co potřebujete

Takže, business process - specifický sled jednoduchých kroků, které převádějí prostředky do užitečného koncového produktu. V našem příkladu života, existují tři různé způsoby, z nichž každá vyžaduje vlastní vstupní informace a po nějaké manipulaci vede k požadovanému výsledku. Přejít ke společnosti. Bez ohledu na vaše podnikání v každé společnosti, práce je dán profesionálního vztahu zaměstnanců: předávání informací, definice potřeby produktu, analýzu výroby a zdrojů, atd A je důležité si uvědomit, že všechny výše uvedené má hodnotu pouze tehdy, pokud jsou splněny tři podmínky, ..:

- Informace poskytnuté zájem o její zaměstnance;

- to se děje ve správný čas;

- forma, ve které jsou informace prezentovány, je poměrně jednoduché a přímočaré.

Shrneme-li výše uvedené, lze tvrdit, že obchodní proces - je tok informací, v reakci na tři otázky: co, kde a kdy. Je bylo, že práce provedena hladce a plynule, je nutné stanovit jeho komponenty. V tomto případě dojde k duplicitě úkolů, nedostatek umělce nebo prostojů.

Když jasně definovaný podnikový proces, každý zaměstnanec přestává být nezbytné. Vzpomenout, kolikrát musel čekat, kdy bude existovat nemocnice (nebo návrat z dovolené) někteří jeho kolegové; ve vaší nepřítomnosti na telefonu prostě nezastaví zvonění, a všichni se snaží přijít na to, co a jak děláte. A pokud budete reagovat na žádost o vedení a udělal docela podrobný popis podnikových procesů, můžete fandit a klid a relaxaci, a někdy jen na oběd ...

Pokud jde o definice formálních jazyků, budeme tvrdit, že popis podnikových procesů, společnost klade tyto cíle:

• pochopit celkovou strukturu organizace a určují dynamiku jeho vývoje;
• identifikovat aktuální výzvy a příležitosti k jejich překonání;
• stanovit jasné, pro všechny účastníky (vývojáře, uživatelů, zákazníků, atd ...), záměry a cíle tohoto systému;
• formulovat požadavky na potřebný software.

Samozřejmě, že sám o sobě, popis podnikových procesů nemá žádný zájem. Ale tady je to pro reengineering - prvořadým úkolem. Pouze pochopení struktury vztahů a způsob, jakým informační toky, můžeme hovořit o přehodnocení sémantické zatížení obou podniku a jeho jednotlivých divizí. Ale reorganizace by měla být prováděna s cílem dosáhnout určité cíle: zlepšit kvalitu zákaznických služeb; snížení nákladů; poskytuje větší volnost v rozhodnutích účinkujících (snížení, pokud jde o provedení prací), a tak dále. d.

jednoduchá klasifikace

Nejčastěji je potřeba popsat obchodních procesů informace se objeví v průmyslových podnicích s funkčním orientované struktuře. Skutečnost, že cíle a záměry různých oddělení mohou být v rozporu s sebou. To povede nejen ke snížení ziskovosti společnosti, ale také k jeho ztrátě konkurenceschopnosti.

Moderní přístup k řízení je stále proces v přírodě. Všechna práce je považována za specifickou sadu procesů (z nichž každá se skládá z jedné nebo několika základních operací). Formalizovat a standardizovat přístup přijatý kategorií tyto procesy (klasifikace probíhá ve vztahu k výrobku z přidané hodnoty):

• basic - ty, jimiž se společnost obdrží příjem: výroba, marketing, zásobování;
• ovládání - ty, které stanoví cíle a cíle útvarů a konkrétních interpretů;
• Podpora - ty, které poskytují výrobní prostředky, ale nepřidává hodnotu konečného produktu: příprava a výběr personálu, finanční podpory, právní ochrany, atd ...

Kromě již zmíněné nezávislosti lidského faktoru a zjednodušené adaptaci nových zaměstnanců, popis pracovních procesů umožňuje efektivně řídit provozní náklady společnosti.

vlastnosti

Nyní je zřejmé, že správcovská společnost musí nejen identifikovat související informace o toky, ale jasně popsat všechny činnosti. Vzhledem k tomu, my už víme, že obchodní proces - je součástí celkové práce, přechod z jedné osoby na druhou (v rámci vašeho funkčního celku, nebo ne - nezáleží), pak přejít na tom, že všechno na světě může být sjednoceny. Profesionální činnost - ještě víc.

Bez ohledu na rozsah každého pracovního postupu může být popsán se stejnými vlastnostmi.

- Rozhraní - to je začátek a konec jednoduché operace.

- Majitel - zaměstnanec firmy, která má nejen potřebné zdroje pro práci s, ale také plánuje, analyzuje, řídí proces; a co je nejdůležitější - je zodpovědný za výsledek.

- Přihlášení - Informace o přijaté zprávy v jakékoli podobě přijaté v podniku, který určuje potřebu informací a označení začátku procesu.

- Exit - zobrazování informací nebo zhmotnil součástí výrobku, který je spotřebováno externí klientovi umělce.

- Artist - zaměstnanci společnosti, které se zabývají stejným způsobem.

- prostředky - materiál nebo informace o činnosti, které se nemění během provozu (a slouží pouze pro transformaci vstupní informace do konečného produktu).

- Kontrola kvality - průmysl nebo vnitřní (vyrobený podle odhadu obhospodařovatele) ukazatele pro stanovení účinnosti práce.

Povinný výběr elementárních procesů

Samozřejmě, že ne každá společnost, musí být popis podnikových procesů. Nicméně, existuje celá řada případů, které se neobejde bez, že únavné. Jaké jsou hlavní:

• Činnost podniku je automatizován. V tomto případě je business process diagram překládá potřeby zákazníků do obyčejného jazyka programátor.
• Zlepšení činnosti společnosti. Nejen, že modernizace zařízení a technologií, které pomáhají zlepšit konečný produkt; optimalizace podnikových procesů poskytuje příležitost identifikovat silné a slabé stránky práce a přijmout vhodná kontrolní řešení.
• Certifikační organizace pro mezinárodní normy (ISO). Vytvořena stejná pro všechny zaměstnance systému řízení kvality.

Jak podat popis zákazníka

Modelování podnikových procesů vyžaduje popis každého předmětu. Jak to udělat bezbolestně pro organizaci? Tři hlavní metody přijaté ve světové praxi: textové, grafické a tabulkové.

textový popis zahrnuje všechny pokrok v jednoduché a srozumitelné pořadí. Forma a obsah může být buď zdarma (pokud jste se dosud nevyvinul mezinárodní nebo průmyslové standardy) a regulované dokumentů. Například: obchodní oddělení předává účetní dokumentace pro období do plánovacího oddělení; Pracovníci odboru plánování provádět analytické práce k určení rozložení a dynamiku potřebě provést úpravy v produkci; výsledek odboru plánování je přenášena do marketingového oddělení, kde je analýza příčin růstu (klesající) prodeje a m. d.

Grafické business process diagram umožňuje vizualizovat výsledky analytické práce. Není třeba k tomu, že vizuální vnímání informací nejefektivněji připomínat. Proto jsou všechny druhy grafů a diagramy nám umožňují rychle pochopit, co se děje, a najít správné řešení.

V případech, kdy je hlavním úkolem reformovat činnosti - optimalizace podnikových procesů, je nutné použít tabulkové podobě k jejich popisu. S ním snáze pochopit sled kroků a směr toku informací. Typový štítek obsahuje nejen popis funkce pravidelných jednotek, ale také grafy příchozích a odchozích dokumentů, z názvu (lze nastavit jako celá jednotka, a individuální zaměstnance) a tak dále. D.

Jak popsat obchodní proces

Nestačí provádět analýzu podnikových procesů. Nejdůležitější věc v tomto případě je správné, ale zároveň i zjednodušení popisu. Chcete-li začít formulovat název jednoho procesu. To pomůže pochopit jeho charakteristiky, výkon a logiku v celkovém řetězci výrobních činností.

Pak byste měli určit, které vstupní informace potřebné pro řádné plnění tohoto úkolu, jakož i seznam poskytování zdrojů. Zaznamenaný sled jednoduchých operací, z nichž tento proces nebude chybět a nic nezapomene.

Modelování podnikových procesů se neobejde bez vlastníka procesu a sledování jeho implementačního systému. Za tímto účelem by mělo být uvedeno v popisu standardních podmínek výkonu práce a seznam dokumentů, které jsou odeslány na následující odkaz. Pokud jste zjednodušení popisu by měl vypadat takto: „... po analýze prodejů za období plánování zaměstnanec oddělení vyplní zavedenou formu (tabulka), která přenáší do marketingového oddělení ...“

Zjednodušené schéma popisu výrobních procesů

Při sestavování popisy jsou nejčastěji pracovníci potýkají s tím, že nevědí, jak verbálně komunikovat obsah jejich práce. Do obchodních procesů systém byl jasný a strukturovaný, můžete vytvořit poznámku. To se odráží na otázky, které je třeba poskytnout jasnou a podrobnou odpověď, stejně jako je to možné. Takže, jaké jsou otázky?

• Co? Popisuje, že speciálně vyrobené v této operaci.
• Proč? Přenáší operace cíl.
• Kdy? To určuje, kdo iniciuje provedení.
• Kdo? To se odkazuje na konkrétní umělce.
• Jak? Uvádí potřebné zdroje.

Business Process Vývoj naznačuje, že lze použít všechny způsoby, jak popsat. Tak získáte nejpodrobnější plán práce. Grafické provedení odhalí vztah funkčních celků a textovou tabulku, a dát obsah každé operace. Bohužel, pro automatizaci podnikových procesů, není možné bez této časově náročné přípravné práce.

Jak získat informace

V praxi je známo mnoho způsobů, jak získat potřebné informace. Nejprve je potřeba analyzovat regulační dokumenty, které řídí zaměstnance společnosti. Pak by měly provádět osobní pohovory s každým přímým pachatele s cílem popsat obsah jeho práce. Dále upřesnit a vyjasnit sporné otázky, konzultanti, analytici musí používat sledovat provádění podnikových procesů.

V případě komplexního přístupu k řešení tohoto problému, automatizaci podnikových procesů nezdá tak zdlouhavý a marný cvičení.

pracovní skupina

A přesto, pokud je hlavním úkolem společnosti - automatizaci podnikových procesů, a přilákat externí poradenství Vedení společnosti nemá v úmyslu, nutně vyvolává otázku: „Kde začít?“ Prvním krokem je pracovní skupina zaměstnanců společnosti. Je žádoucí, aby členové pracovní skupiny mají vynikající analytické schopnosti a schopnost naslouchat. Ve skutečnosti, jak již bylo řečeno, většina práce je provádět osobní pohovory s business procesy umělce.

Dále je třeba, aby reálný obraz o fungování systému. Pokud jde o modernizaci podnikové práci a přinášet zisk hovořit o dokonalé restrukturalizace je pravděpodobnější. Proto je nezbytné stanovit systém a směr toku informací na začátku optimalizace.

Co je v popisu

Aby se zamezilo nejasnostem a nejednoznačnosti v popisu obchodních procesů, odborníci doporučují používat procesní mapy. Tento standardizovaný dokumenty, které umožňují sjednotit všechny akce bez ohledu na sféry vlivu umělce a složitosti popsaných operací.

Každý popis lze rozdělit do následujících složek:

• Proces jednotná forma (obvykle tabulka);
• business process mapa (mohou být přítomny v jakékoliv podobě - textový popis, grafiku nebo tabulky);
• trasy (příchozí i odchozí toky informací, zdrojů a financí);
• matice různých obchodních procesů (Tabulka interakcí mezi různými procesy, které umožňuje přidělit primární a sekundární toky a operace);
• vývojový diagram (vývojový diagram obchodního procesu);
• Podrobný popis textové;
• dokumentování (vytváření dokumentů potvrzující provedení procesu);
• identifikovat ukazatele obchodního procesu (vyhledávání výkonu a ukazatelů, které lze ovládat nejen pokrok, ale také kvalitu);
• předpisy (jinými slovy, popis práce).

ukazatele

Jak již bylo několikrát poukázal na to, jakýkoliv proces musí být něco, co měřit. Je třeba nejprve posoudit účinnost celého podniku. Nejvíce často, odborníci doporučují, aby testovat obchodní procesy čtyři faktory: čas, náklady, kvalita a množství.

Ale obchodní procesní modely jsou dynamické a rozmanité. Tak to je často nestačí posoudit pouze rychlost vykonané práce; je třeba vzít v úvahu pracovní podmínky a podnikovou infrastrukturu. Kromě toho může téměř celý průmysl nemůže existovat bez dodavatelů, financí, logistiky a partnery. To je také měřitelné ukazatele.

A samozřejmě nesmíme zapomenout na médiích a lidského faktoru. Čím vyšší je úroveň vzdělání, tím méně času, že bude trvat na přezkoumání pokynů a to zadáním následujících údajů.

V srdci většiny principů strukturální analýzy a návrhu (SADT - Strukturovaná analýza a návrh postupu) modelování metodiky je nyní stanovena, stejně jako některé algoritmické jazyky. Můžete mluvit o existenci několika modelech základních analýzy podnikových procesů:

- Business Process Modeling - ve skutečnosti, modelování - odhaluje funkční aspekt existence firmy.

- Work Flow Modeling - popisuje pracovní postupy a je podobný kreslení vývojových diagramů.

- Tok dat modelování - na rozdíl od předchozího, popisuje datový tok (informace); Je navržena tak, aby sekvence operací.

Shewhart cyklus, Deming

Hlavní obchodní procesy (1C umožňuje oddělit od obecného seznamu) se doporučuje popsat v samostatném dokumentu s názvem „Pravidla produkční práce.“ Vše, co je méně významná v přírodě, nebo se skládají z malého počtu jednoduchých operací, obvykle popsaných v popisu práce.

Při sestavování pravidel musí brát v úvahu podmínky cyklu neustálého zlepšování společnosti (model Shewhart-Deming). Jeho ustanovení argumentují tím, že optimalizace a zlepšování - nekonečný proces. Tj skládající se z těchto správních rozhodnutí se nyní spravuje bludný kruh: plánování, realizace, kontrola, seřízení.

Při sestavování Nařízení by mělo vzít v úvahu zásady, které zajišťují dodržování modelu Shewhart-Deming:

1. Výpočet cílů pro příští období.
2. Analýza dynamiky odchylek a dokumentaci o údajných příčin.
3. Stanovení nápravných operací a analyzovat jejich účinnost.

Vývoj tohoto modelu by měla být v souladu s obchodními pravidly. Jako obecně uznávaných pravidel ve prospěch normativní-právní základny státu, ve kterém firma působí. Druhý model je základem pro firemní politiky společnosti.

Implementaci systému řízení kvality, je třeba se postarat o rozvoj a harmonizaci podnikových procesů. Jak již bylo uvedeno výše v tomto článku - není vždy zaměstnanci společnosti chápe důležitost modernizace začala. Přináší do každého zaměstnance, že je důležité vytvořit efektivní model podnikových procesů - úkol vrcholového vedení.

Neboť je dobře zavedená a dobře navržený systém zjednoduší nejen dostat se v souladu s mezinárodními standardy kvality ISO 9001: 2008, ale také výrazně zlepšit účinnost každého zaměstnance.

Oba tyto faktory vedou společnost ke zvýšení konkurenceschopnosti na trhu, který, podle pořadí, má příznivý vliv jak na investory a klienty.