Co je pro správu záznamů a správu dokumentů?

Úspěch v podnikání závisí na jeho řádné organizaci. Oba manažeři a zaměstnanci by měli být vědomi toho, že takové papírování. Jaké jsou jeho funkce, jaké typy existují a jaké předpisy by měly být vzaty v úvahu při organizaci pracovního postupu?

Co je pro správu záznamů

Každá organizace, bez ohledu na vlastnictví a charakteristik, vytváří v rámci své obchodní činnosti širokou škálu papíru. Může to být jak příkazy a dopisy a zprávy. Všechny z nich patří k organizační a administrativní dokumentaci.

Kancelářská práce - činnost k vytváření dokumentů organizace, provádí určitá pravidla a požadavky. Nejčastěji v podnicích přidělit školený personál, zaměstnanost v tomto sektoru. V malých firmách je možné funkce sekretářka umístěny na téměř žádného zaměstnance.

Máte-li pochopit podstatu pojmů (co papírování), je zřejmé, že původ slova. To, především fixace na hmotném nosiči oficiálních informací. Během tohoto procesu se vytvoří organizační a administrativní dokumenty, na které se následně iniciuje určité akce.

Pod pojmem „administrativní“ se objevil na dlouhou dobu, ale teprve v polovině minulého století, oficiálně vzal tvar, jsou upevněny v předpisech na úrovni státu.

vedení kanceláře a pro správu dokumentů - co to je?

Organizace nemůže existovat nezávisle na právu. Vždy se jedná o vedení záznamů a správu dokumentů. Co je to, co vlastnosti přenosu papíru, jak je zařídit? Tyto problémy jsou řešeny specialisty: sekretářky, archiváři, zaměstnanci personálního oddělení.

Obchodní korespondence zahrnuje stanovení informací na hmotném nosiči, vytvoření papírové či elektronické přístroje. Na základně je postaven workflow organizace - pohyb objednávku nebo dopis od svého vzniku k výkonu a zaslání archivu nebo zničení.

Co se týče místa obchodních listinách ve vztahu k zaměstnancům a vedení organizace dokumentu je rozdělena na vnější a vnitřní. Ze zdroje bude záviset na cestě vpřed objednávek, dopisy.

Vnitřní organizace dokument zahrnuje následující kroky:

• vytvoření souladu s projektovou dokumentací;
• koordinace;
• návrh dokumentu podpis odložila datum a registrační číslo; od okamžiku registrace se považuje za oficiálně zveřejněn a přijat k provedení;
• přivést pachatele a monitoring;
• provádění pokynů;
• Registrace provádění podkladů pro skladování, v závislosti na načasování a nezbytnosti;
• zničení obchodní dokumenty vypršela nebo navrhnout jejich archivaci.

Etapy externí dokument jako celek jsou podobné, ale existují určité rozdíly:

• Dokumenty poskytnuté společnosti zvenčí. Tento dokument může být rodičem a dítětem, větve, regulace ze strany orgánů oficiální orgány, soudní příkazy, dopisy od občanů.
• Všechny přijaté při organizování obchodní dokumenty potřebné podstoupit proces registrace. To potvrzuje, že byla přijata pod kontrolou.
• Dalším krokem je pracovat s dokumentem, zavedení nebo požadavky na výkon.
• Pokud je to nutné, formální odpověď je vyrobena.
• Poslední etapa - kreslení na dlouhou nebo archivaci a případné destrukci.

Kromě toho, pokud jde o vedení organizace jsou následující typy dokumentů:

• nahoru - podřízené jednotky pravítek (Vysvětlivky);
• dolů - od managementu k zaměstnancům (objednávky);
• horizontální - mezi stejnými pozicemi (akty, protokoly).

Všechny fáze dokumentu je v pohybu, jsou zaznamenány do odborných časopisů. Mohou být provedeno několika různými způsoby:

• registry přepravních dokladů;
• karty dokumenty;
• elektronický dokument je nejčastější v drtivé většině organizací.

Rysy soudního řízení

Mnoho divit, co právní papírování, a jak se liší od celkové částky. Soudní případ - to je trochu jiný soubor dokumentů a materiální důkazy. Správné skladování a pohyb zajišťuje transparentnost soudního systému. Trial kancelářský, na rozdíl od organizační může být dobrovolná. To se provádí prostřednictvím oprávněných osob a je přísně kontrolován. Pro něj, regulační a dobře definované všechny kroky až do zničení.

Funkce tajemníka

Většina zaměstnanců společnosti velmi vágní představu o tom, papírování a papírování. Ze stejného tajemníka - profesionální činnosti.

Sekretariát podniky vykonávat základní funkce správy dokumentů. Tvar a funkce organizace práce evidence podniků poskytujících služby jsou rozděleny do následujících typů:

• Centralizované - všechny sekretářky jsou ve stejném oddělení a předmětu, vedoucí administrativního pracovníka nebo vrchní tajemník.
• Decentralizované - sekretářky a zaměstnanci při plnění svých povinností, které jsou rozloženy po částech organizace a podléhají různým nadřízených.
• Smíšená - to je nejběžnější ve velkých organizacích.

Vlastnosti dokumentovat společnost bude přímo záviset na tom, co tvoří sekretariát přijatý.

Poučení o funkcionáře práci

Bez ohledu na velikost a formu vlastnictví, v každé organizaci musí být normativní akt regulující pohyb dokumentů. Jaké je poučení o vedení spisové služby, a jak se dělá? Tento problém se dotýká nejen na sekretářky, ale i mezi vedoucími.

Cyklistické stezky v kanceláři-práce - to je vnitřním předpisem organizace schválené objednávky nebo návodech, věčným akci. To se uvádí všechny fáze průchodu dokumentu, jsou seznamy míst, jejichž podpisy mohou ověřit oficiální dokumenty, předložené vzorky design, polotovary a formy.

evidence

V malých organizacích s nízkou úrovní dokumentu (méně než 200 za rok) není pochyb, že tato evidence. Vše je rozhodnuto vynutí samy, nebo dokonce hlavy zaměstnanců.

V případě, že povinnosti vedení záznamů nejsou pro přímé zaměstnance a nejsou vysvětleny v jeho pracovní smlouvy, je třeba vydat vyhlášku svěřily své funkce. Tento dokument by měl detail malovat dodatečná cla, odpovědnosti a odškodnění.

Představuje záznamy zaměstnanců

Pokud vaše organizace provozuje jediného zaměstnance, ujistěte se, že budete vytvářet dokumenty týkající se zaměstnání. Otázka, co HR outsourcingu, je důležité zejména pro společnosti s malým počtem zaměstnanců.

HR outsourcing - je zajistit pohyb určitých dokumentů vztahujících se k zaměstnávání pracovníků. Obvykle se tyto povinnosti provádí speciální jednotky - Personální oddělení. Jejich funkce zahrnují příjem, zpracování a skladování personálních dokumentů. Včetně zpracování osobních údajů, které jsou předmětem obchodního tajemství.

Personální agenda obvykle provádí odděleně od celkového souladu s pravidly ochrany osobních údajů a skladovacích vlastností.

optimalizace úřadu

Přes rychlý rozvoj digitálních technologií, mnoho organizací je obtížné optimalizovat workflow. Nadále vede staromódní papíru korespondenci a provádět pravidelné záznamy.

To je způsobeno dvěma faktory:

• odolnost vůči zaměstnancům inovačního podnikání;
• nedostatek financí.

Manažeři by si měl uvědomit, že optimalizace workflow se značnými investicemi dává významný ekonomický efekt.