Tajné záznamy řízení: organizace a pravidla pro řízení

Od této chvíle, tajemství evidence - nejen výsadou veřejné správy. Dokumenty lisované tajemství má dnes téměř každý významný obchodní organizaci. V tomto článku se dozvíte vše o řádný průběh tajných dokumentů.

Představa utajení v papírování

Jakékoli práce činnost, tak či onak spojen s tajnými nebo důvěrnými dokumenty, vždy drží mnoho problémů, problémů a rizik. Jaký je důvod? Existuje mnoho důvodů, z nichž hlavní je banální neschopnost kvalifikovaně pracovat s papíry, na sobě tajemství.

Pro začátek by bylo nutné stanovit, že vše je záhadou. Tajemství má několik významů. Musí vzít v úvahu nejběžnější definice, měl by být pojem interpretován jako druh informací, které jsou k dispozici jen v omezeném počtu obličeje. Tajemství není mají být zveřejněny, je třeba udržet v tajnosti. Je pravidlem, že záhada byla brzy ztratil, a tyto informace k dispozici velký počet lidí. V souladu s tím, organizace tajných řízení zbytečné.

utajení

V tuto chvíli je tajemství má několik základních typů. Pokud mluvíme o tajném kancelářské práce, tím či oním způsobem spojen s státních záležitostech, všechny dokumenty jsou rozděleny do tří hlavních typů:

• Zvláštní význam;
• Přísně tajné;
• oficiální použití.

Tato klasifikace je stanovena zvláštním spolkového zákona ze dne 21. července 1993, „On stavu. Secrets“. Co je to každý z supů výše?

Klasifikováno jako „zvláštní význam“ představuje nejvyšší stupeň utajení. Samozřejmě, že takový stav může dostat daleko od každého dokumentu. Například významná škoda státu nebo jakoukoliv skupinu lidí, mohou být použity v případě speciálního otvoru význam krku. Proto je ochrana před tímto druhem relevantních dokumentů.

Klasifikován jako „přísně tajné“, je také přiřazena k dokumentům, které obsahují nějaké státní tajemství. Přísná regulace při jednání s tímto druhem dokumentů v tomto případě je charakteristickým znakem.

Razítkem „oficiální použití“ neposkytuje high-bezpečnostních dokumentů však výrazně omezuje jejich použití. Tento druh tajného papírování nainstalován, obvykle v komerčních staveb.

Pořadí klasifikace

Postup pro klasifikaci všech zákona rovněž stanoví stát. tajný jmenované výše. Podle tohoto dokumentu, v tajnosti, s výhradou stavu, mohou zahrnovat:

• Informace o vojenské oblasti;
• Informace o ekonomie, strojírenství nebo přírodních věd;
• o zahraniční politice nebo ekonomických sfér informací;
• Informace o kontrarozvědky, operativně pátrací činnosti politiky boje proti terorismu, a tak dále. d.

Jak jsou dokumenty, které mají být drženy v tajnosti? Hlavní věc, kterou si uvědomit, je přítomnost speciálně znalců. Jedinci se zvláštním odborným pracuje na vývoji bezpečné skladování některých cenných papírů. Vybere nejvhodnější utajení, v souladu s nimiž je další práce. Ve skutečnosti tajný evidence - obrovská koule se svými zaměstnanci a manažery.

Princip stanovení systému tajemství

Pro většinu příslušný určující stupeň soukromí musí být periodicky použita speciální principy. Následující diskuse se zaměřuje na definici tajemství v papírování - na principech systému. Co je to?

Hlavním rysem tohoto systémového přístupu - zvláštní pozornost věnovaná problému klasifikace jako celku. Jeho hlavní funkcí je udržovat dvě vzájemně ovlivňují trendy: na jedné straně, aby se zabránilo šíření důležitých informací; na druhé straně - aby se zabránilo masové klasifikaci a následné problémy.

Jak se udržet tajemství kanceláři? Existují dva hlavní mechanismy: nadhodnocení a podhodnocení utajení. Nadhodnocení výrazně zužuje možnost výměny potřebných informací, snížení oslabuje proces.

další principy

Jaké další zásady a pravidla tajných řízení lze rozlišit? Kromě systémů, stojí za zmínku také objektivita. Jaký to má smysl? Dáte-li se stručným popisem, pak to zní takto: pokud se jedná o tajné dokumenty nemohou být vedena všemi druhy subjektivních názorů a předpokladů. Musí existovat určitý soubor pravidel, podle kterého, a budou vyvinuty veškerá nezbytná opatření.

Princip optimalizace - je dalším základním prvkem tajné kanceláře. Jeho hlavní tah je to nejmenší množství dat v utajovaných dokumentů - je nejlepší a optimální řešení. Přebytek informace budou rušit jen potřebnou úroveň bezpečnosti.

pravidelná kontrola princip je konstantní monitoring z tajných dokumentů.

Ao změně tajných dokumentů

Jak již bylo uvedeno, je stupeň utajení dokumentu se stanoví podle specifického seznamu dat. Po zařazení těchto dokumentů musí být roztříděny a poslán do skladu. Je možné provést změny v těchto dokumentech?

Pokyny tajemství úřad práce, který zahrnuje federální zákon o stavu. tajemstvím, opravuje řadu objektivních situací a okolností, za kterých dokumenty jsou v různé míře podléhá revizi. Je třeba poznamenat, že lhůta pro odtajnění nebo změny dokumentů by neměla přesáhnout 30 let. Výjimka - rozhodnutí ze speciální meziresortní komise. Stejně jako je tomu v případě třídění, pracovat na odstranění nebo snížení utajení vyrobena speciální povolení od skupiny osob.

Zničení důvěrných dokumentů

Rozhodnutí o zničení tajného dokumentu závisí na tajemství na něj. V případě, že hrdlo se značkou zvláštního významu nebo přísně tajné nějaké otázky opět řeší Mezirezortní komise. Pokud se jedná o obchodní tajemství, tajné dokumenty, účetní jednotky, je nutné svolat zvláštní komisi odborníků a vedoucích pracovníků. Bude řešit organizační záležitosti a vedení musí dát svolení.

Proces ničení probíhá, se obvykle skládá ze tří nebo více lidí. Papíru zničeny pomocí speciálních strojů - strojů na zpracování papíru. Musí být opatřen značkou v přihláškách, určuje účetní dokumentace. Je třeba také poznamenat, že zničení důvěrných dokumentů by mělo být provedeno souběžně se zrušením vnitřních zásob.

Pravidla pro kabinety

Následující diskuse se zaměřuje na tajných dokumentů společností či jiných podnikatelských subjektů. Při práci s tajnými dokumenty, je třeba vzít v úvahu několik základních pravidel a požadavků. Je třeba zdůraznit nejdůležitější body:

• je nutné dodržovat přísnou kontrolu nad přístupem neoprávněných osob k dokumentům. Řeč je o personálu. To znamená, že jistota musí být stanovena přes stráže nebo bezpečnostní služba.
• Je nutné přesně určit osoby oprávněné k práci s tajnými dokumenty. V souladu s tím by měly dát, a zvláštní pravomoci.
• Je třeba vypracovat jasný návod (memo) pro práci s tajnými dokumenty. Všechny další práce by měla být organizována přísně v souladu s ním.
• Se zaměstnanci je třeba vzít v utajení souhlas obchodního a průmyslového tajemství.
• To by mělo být trvalým finanční pobídky pro osoby, které jsou oprávněny k přístupu k utajovaným dokumentům. Zejména v případě tajné kancelářské práce osoba musí být pod osobním vedením kontroly.

To je všechny základní pravidla, která je nutno dodržovat při nakládání s důvěrnými nebo tajné dokumenty.

Povinnosti odborníků na tajné dokumenty

Povinnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k tajným spisové služby v každé jiné společnosti. V každém případě, není tam žádná taková věc jako standardní pokyny pro práci s utajovanými dokumenty. Je však stále možné identifikovat nejběžnější a společné body, které třeba mít na paměti každý zaměstnanec, který se zabývá tajemstvím papíry. Zejména mluvíme o tom, že:

• Zaměstnanec je osobně zodpovědný za skladování, konzervaci nebo změnu dokumentů.
• Zaměstnanec musí být bdělá, zodpovědný a pozorný. Jakékoli pokusy o neoprávněnou osobou získat přístup k dokumentaci musí být okamžitě zastaveno.
• Zaměstnanec musí znát a dodržovat pokyny pro práci s tajnými dokumenty.

Kromě toho je třeba poukázat na skutečnost, že znalec je zakázáno dělat. Patří mezi ně:

• Příspěvky od neoprávněnými osobami s utajovanými skutečnostmi;
• odstranění, doprava nebo upravovat dokumenty bez znalosti řízení;
• seznámení se s dokumenty, na záležitosti, které nespadají pod jurisdikci zaměstnanec;
• zničení dokumentů bez vědomí managementu.

Vzhled tajných dokumentů

To by mělo vést k většině obecné informace o tom, co by měla vypadat krytu tajných dokumentů. Téměř každý tajný útvar správy záznamů konsoliduje následující pravidla:

• pravý horní roh - bezpečnostní klasifikace;
• AFC - inventární číslo;
• mají doklady razítkem dokonalé utajení by měla být červená čára v pravém horním rohu;
• Listy by měly být očíslovány a šít niti.

Samozřejmě, že existuje mnoho dalších požadavků pro tento druh cenných papírů. Avšak okamžiky Výše uvedené se vztahují na téměř jakékoliv formy tajných dokumentů.