Druhy názvosloví věcí, jejich funkcí a účelu

Organizace efektivní správu dokumentů v podniku je možné bez vytvoření vhodných podmínek pro to. или на бумажных носителях. Jeden z nich se chová jako klasifikace věcí v elektronické podobě, nebo na papíře. V případě, že odborník, jehož aktivity jsou spojeny s doklady, zeptejte se: „Jaké jsou druhy názvosloví věcí“, - je třeba je přesně zavolat. Skutečnost, že tito zaměstnanci jsou povinni znát klasifikace rychle orientovat se v dokumentaci pole.

Rozsah případech: pojem, druhy, obsah, hodnota

Před popisem pořadí tvorby, pochopit terminologii. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Druhy případů nomenklatury jsou kategorie se vyvíjely v předepsané formě systematických seznamů jmen komplexů dokumentů vytvořených společností v průběhu své činnosti, s uvedením lhůty pro uchovávání. Jsou nezbytné pro rychlé vyhledávání potřebných zákonů. rychlost transakce bude záviset na rozsahu kvality. Seznamy používané pro distribuci a skupinové akty realizován ve složce, bezpečných indexace zavedených retenčních období. Poskytují vytvoření referenční soubor a slouží jako zdroj účetních informací. , как типовая, примерная, индивидуальная. V praxi tyto typy nomenklatury používá funguje jako typické příkladné jedince. Společnost je povinna samostatně vytvořit seznam, který zohledňuje specifika jejich činností.

požadavky

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. S ohledem na rozsah typů případů, jejich charakteristiky a účel nařízení určuje pravidla používaná při jejich sestavování. následuje při tvorbě seznamů:

1. Dodržet jednotu přístupů k účetnictví, který popisuje, organizování, vyhledávání a ukládání dokumentů.
2. Použít indexování. Poskytuje pozměňovací návrhy, opravy a dodatky k příslušným oddílům seznamů.
3. Ovládání indexy stability.

obecná charakteristika

, указанные выше. Pojďme se krátce přezkoumat účel a rozsah typů výše uvedených případech. Jednotlivé seznamy jsou vyvinuty pro konkrétní organizaci. Odrážejí smluvní dokumentace pro každodenní její činnosti. Ve stejném odvětví mají tendenci zapojit podniky, které používají stejný typ aktů. номенклатуры дел. Pro jejich sjednocení a skupin pomocí standardního názvosloví a o e záležitosti. Ten má doporučení. дел являются обязательными. Typické druhy případů číselníků jsou povinné. Oni jsou obvykle instalovány s jednotným indexem pro firmy po celém průmyslu (systém). Typické a příkladnou nomenklatura sestaven mateřské organizace. Mají sloužit jako základ pro tvorbu individuálních výpisy pro konkrétní podniky. Oni, podle pořadí, po dohodě s vyššími strukturami. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Druhy názvosloví věcí a jejich konstrukce jsou provozovány kvalifikovaní odborníci. Oni jsou přitahováni k zásobám a organizace práce s nimi. Tvořil názvosloví by měla být koordinována s kancelářské a archivní podnikání.

důležitým faktorem

Nomenklatura věcí musí být přítomen při každém podniku, bez ohledu na existenci standardu nebo zásob. Pro organizaci je považován za optimální vývoj konsolidovaného dokumentu. подразделений. To zahrnuje všechny druhy názvosloví věcí oddělení. Konsolidovaný seznam dohodnutých s příslušným archivem. Po jeho schválení, lídr v oblasti konstrukčních celků převedena odvodní sekce pro použití v jejich práci.

Specifika přípravy

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. U zaměstnanců, rozvoj kontrolních seznamů, je důležité vědět nejen to, co jsou různé druhy názvosloví věcí, ale i složení, počet dokumentů používaných v podniku. Při své činnosti, odborníci používají postavení organizace, aktuální a loňský seznam úkonů, personální, klasifikací, inventář, referenčního souboru a tak dále. Systém klasifikace názvosloví bude záviset především na struktuře podniku. Značný význam a funkce, které realizuje organizace. V tomto ohledu, jak kategorie klasifikace mohou působit jako vnitřní rozpory a úkoly řízení.

typy dokumentů

Rozsah případech by měla zahrnovat veškeré úkony, které odrážejí aktivity společnosti. Dokumenty, které jsou používány občanských sdružení jsou uvedeny v seznamu organizací, s nimiž byly vytvořeny. V názvosloví může být přítomen a nevyřízené účty, který přišel od jiných výrobců pro řešení, referenčního souboru. Které nejsou zahrnuty v seznamu publikací. Patří mezi ně mimo jiné patří rozhodovat sbírky, bulletiny, manuály, referenční časopisy, brožury, značky a tak dále. Nezahrnují řadu písmen a dalších pomocných materiálů, které neodrážejí hlavní směry organizace.

Obecný řád

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Text klasifikace případů podobu seznamu sekcí a podsekcí klasifikačního schématu. Zároveň specifikovaných hlavičky složitých dokumentů. Nezbytné informace z dokumentů jsou zaznamenány ve formě prohlášení. Následně se používají při tvorbě položky projektu. Tento seznam se může objevit ve formě tabulky. Například:

Nomenklatura věcí v typu nápravný školní 8

Určení jazyka pro titulky

To se provádí v souladu s platnými předpisy. Zejména by měli:

1. Ve zobecněné podobě přesně odrážet obsah případě, složení dokumentů, které jsou umístěny v něm, na druhu a funkční příslušenství.
2. Zahrnují závazné prvků uspořádaných v jasně pořadí:

• Název typu nebo podtypu. To může být korespondence protokol, objednávky, protokoly, a tak dále.
• Název organizace / konstrukční jednotky. Musí obsahovat informace o vývojáře / autora dokumentu.
• Název společnosti, která bude adresována nebo z něhož se má dostat úkony, které jsou umístěny v dané věci.
• Stručný popis dokumentů.
• Název území, které je spojeno s obsahem jednání.
• Perioda (datum), ke kterému se doklady jsou umístěny v dané věci. Poskytuje také informace o dostupnosti kopií.

Působí na jeden problém

Při formulování tituly případech, kdy jsou takové dokumenty, pokud nezahrnují provádění sekvencí, slovo „doklady“, a na konci (v závorce) ukazují jejich hlavní typy. To může být zprávy, plány, atd formulace mohou například být takto :. „Doklady o semináře o archivech v podniku (Seznam doporučených učebních publikací, seznamy).“

korespondence

Rubriky případy, ve kterých je obsažen, zahrnují příslušné období. Za slovo „korespondence“ ukazují, na jakém čísle a od koho to bylo provedeno. V názvu případů, ve kterých jsou písmena homogenní zpravodajů, jejich jména nejsou uvedeny. Místo toho označují běžný druh. Formulace, například, může být toto: „Korespondence s pobočkami na výročních zpráv a plánováním organizace.“ V případě, že jsou písmena v různých zpravodajů, oni jsou také nejsou uvedena. V tomto případě uveďte pouze předmět komunikace. Například: „Korespondence o záležitostech týkajících se adaptace zaměstnanců“ Jméno konkrétního korespondenta ukazují pouze tehdy, když ve skutečnosti obsahovat pouze písmena k němu a od něj.

Dokumenty týkající se konkrétního lokality

Pokud jsou tvořeny věci od takových činů, tituly jsou uvedeny názvy příslušných územně správních celků. Je třeba vzít v úvahu řadu nuancí:

1. Je-li obsah soubor dokumentů obsahuje několik homogenních oblastí, svými specifickými názvy, které nejsou uvedeny. V tomto případě, vzhledem k jejich celkovému název modelu. Formulace může být: „Doklady o organizaci interakce hlav obrany v boji proti terorismu.“
2. Je-li obsah vztahující se k jedné z administrativně-územního celku, jeho jméno je uvedeno v záhlaví.

dodatečně

V hlavních případů, které budou zahrnovat plánovacích dokumentů / výkazy obsahují údaje o období, po které se skládají. To může být čtvrtina nebo rok, půl roku. Názvy případů používají shrnout homogenní dokumentů, poslední jméno je uvedeno v množném čísle. Například: „Objednávky na podporu zaměstnanců organizace.“

vytváření svazků

V případech, kdy se předpokládá, že bude vytvořena z několika částí (například s významným množstvím dokumentace), nejprve formulovány společnou hlavičku, a pak (v případě potřeby) - název pro jeho částí. Poslední aktualizace provedena funkce. Například: "Memo pro rok 2015", "Volume 1. Memo za 1. pololetí roku 2015". V průběhu vytváření a odbavení komplexy záhlaví může být zadán dokumentů. Zároveň je zakázáno zahrnutí v nich efektivnější, nespecifické znění. Zejména je zakázáno používat taková slova jako „odlišné“, „všeobecné korespondence“ a tak dále. Doporučuje se, aby se zabránilo používání komplikovaných zatáček a úvodních slov.

zefektivnění

To lze provést dvěma způsoby:

1. Během tvorby nomenklatury celé organizace na vrcholu seznamu vydržet titulky na služební cestě, včetně organizačních a administrativních úkonů. Dále, v sestupném pořadí podle jejich důležitosti, aby indikoval jména podle jiných kategorií (smluvní, plánování a podávání zpráv, atd.) Konsolidace případů v přepážkové konstrukce, stejně jako přiřazení příjmení musí být založeno na konkrétních a funkčních vztahů činů uvnitř nich.
2. Při tvorbě konsolidovaného seznamu jmen sekcích budou působit přímo názvy divizí, na základě kterého je vyroben klasifikační systémy. Jména jsou uspořádány v souladu s personálním obsazení.

definice pojmů

Pre-set období je nezbytné k zajištění organizace pravidelného sledování jejich provádění, včasné přizpůsobení režimů skladování. Například doba se může lišit od dočasného k trvalé, pokud existují důvody pro toto. Předepsaná lhůta je v souladu s datovým modelem (resortního) seznamu dokumentů, které jsou vytvořeny během provozu podniku. Pokud takový seznam není k dispozici, použijte přibližnou / typické názvosloví. Stanovení retenčních období lze rovněž provádět v součinnosti s příslušnými orgány federálního archivu.

Přiřazení indexů

To se provádí pro operativní a bezchybné identifikaci případů a dokumentů obsažených v nich. Index představuje symbol vytvořený s arabskými číslicemi. To může zahrnovat s kódovým dělením s přidáním pořadovým číslem případu (s pomlčkou). Například účetní oddělení je přiřazen kód 05. V dokumentu, úvodní části výroční zprávy obhajuje. V souladu s tím, v případě, obsahující akt, jako součást konsolidovaného seznamu je index 05-01.